Organisation, Tipps

Die richtige Organisation für euer Abi Komitee – So klappt´s

Abiball, Abizeitung, Abimotto, Abistreich und viele weitere Dinge stehen auf der To-Do-Liste. Dazu kommt noch das viele Lernen… Puuh, wer soll da noch den Überblick behalten? 🙉

Damit in eurem Jahrgang deswegen keiner die Nerven verliert, ist es wichtig, dass ihr früh genug mit der Planung anfangt. Darüber hinaus solltet ihr unbedingt ein Abi Komitee gründen. Denn ein Abi Komitee hat den bedeutenden Vorteil, die Planung rund um das große Projekt Abitur stark zu erleichtern. Ganz einfach: weil dadurch der riesige Aufgabenberg in kleine, gut zu bewältigenden Aufgaben aufgeteilt wird.

In diesem Artikel wollen wir die grundlegenden und hilfreichsten Infos zum Thema Abi Komitee mit euch teilen. Am Ende findet ihr noch eine ausführliche Liste mit den wichtigsten Tipps für die Organisation eures Abi Komitees.

So steht der Gründung eures Abi Komitees und der Planung eurer Abi-Feierlichkeiten nichts mehr im Wege! 💃🏻🎉

Was ist ein Abi Komitee und welche Vorteile hat es?

Ein Abi Komitee könnt ihr euch als kleines Team vorstellen, das sich nur um eine besondere Aufgabe kümmert.

Das hat erstens den Vorteil, dass man einen besseren Überblick darüber hat, wer für welches Projekt zuständig ist. Zweitens ist es auch eine Erleichterung für euch, da es neben den Vorbereitungen für das Abitur viel zu viel wäre, wenn eine kleine Personengruppe die kompletten Vorbereitungen rund um die Abiturfeier erledigt.

Am Beispiel Abiball sieht man gut, was für eine Flut an Aufgaben hinter diesem einen kleinen Wörtchen steckt: Location, Programm, Essen und Getränke, Musik, Personal, Fotograf, Kartenverkauf, Werbemittel, Dekoration und vieles mehr wollen organisiert werden. Allein zum Thema Dekoration gibt es dann noch zahlreiche weitere Entscheidungen, die getroffen und Dinge, die organisiert werden müssen. Ihr seht also – es macht durchaus Sinn, die Aufgaben zu trennen und aufzuteilen.

Innerhalb dieser Abi Komitees können die Aufgaben noch weiter aufgeteilt werden: Jeder sollte die Aufgabe übernehmen, für die er am besten geeignet ist. Schüler, die sich gut mit Grafikdesign auskennen, können zum Beispiel das Design der Eintrittskarten oder der Programmhefte des Abiballs gestalten.

Das Abi Komitee sorgt aber nicht nur für eine faire Verteilung der Aufgaben, sondern schweißt euch alle als Abschlussjahrgang nochmal mehr zusammen. So eine große Aufgabe gemeinsam zu schaffen, verbindet euch am Ende noch mehr miteinander.

Auf die verschiedenen Arten von Abi Komitees werden wir später noch eingehen.

Wie bildet man ein Abi Komitee?

Eure Abi Komitees sollten so früh wie möglich gegründet werden.

Deswegen wäre es gut, wenn ihr schon zu Beginn eures Abschlussjahres eine Jahrgangsversammlung veranstaltet, zu der alle AbiturientInnen kommen, die Interesse daran haben, bei den Vorbereitungen für das Abitur mitzuarbeiten.

Bei diesem Treffen könnt ihr schon erste Ideen dafür sammeln, welche Projekte ihr rund um euer Abitur umsetzen wollt, welche Abi Mottos in Frage kommen oder wohin die Abi Reise gehen soll.

Danach könnt ihr entscheiden, welche Komitees ihr gründen wollt und wer in welchem Komitee mitarbeitet. Hier macht es Sinn, auch über eure privaten Interessen nachzudenken. Vielleicht gibt es unter euch jemanden, der in seiner Freizeit gerne schreibt, oder der Journalismus studieren möchte – dann ab ins Abizeitungs-Komitee. Schüler, die Interessen im Bereich Eventmanagement haben, sind beispielsweise im Abiball-Komitee gut aufgehoben.

Tipp:

Wichtig ist auch, dass es für jedes eurer gegründeten Abi Komitees einen Ansprechpartner gibt, der den Überblick über alle Aufgaben hat. Das erleichtert die Kommunikation und macht die ganze Planung ein wenig unkomplizierter.

Welche Abi Komitees gibt es?

Je nachdem was ihr plant, ist das natürlich sehr individuell.

Aber um einen guten Überblick zu bekommen und euch einen groben Rahmen zu geben, haben wir euch die sinnvollsten Einteilungen hier aufgelistet. Hier werden die gängigsten Bereiche abgedeckt – wie ihr am Ende vorgeht bleibt euch aber natürlich selbst überlassen.

Abiball und Afterparty

Dieses Abi Komitee ist wahrscheinlich das umfangreichste und arbeitsintensivste. Hier ist es schlau, eine größere Gruppe zu bilden und Aufgaben nicht einer, sondern mehreren Personen zuzuteilen, damit auch noch Zeit zum Lernen bleibt.

Abishirt / Abimotto

Abishirts mit dem passenden Abi Motto gehören einfach zu einem gelungenen Abitur. Damit auch hier alles glatt läuft, solltet ihr ein extra Abi Komitee nur für die Organisation des Mottos und der Shirts gründen. Zum Thema Abi Motto findet ihr hier alle wichtigen Infos.

Abistreich

Das perfekte Abi Komitee für alle Spaßvögel und Klassenclowns. Hier kann man seiner Fantasie freien Lauf lassen und sich den besten Abistreich überlegen, den die Schule je gesehen hat.

Kleiner Tipp: In diesem Abi Komitee sollten auch ein oder zwei „strengere“ Schüler von euch sein, die dafür sorgen, dass das Ganze nicht zu wild wird

Abizeitung

Die Abizeitung ist mit dem Abiball eines der größten Projekte im Abschlussjahrgang. Deswegen sollten auch hier mehr Schüler mitarbeiten als in den kleineren Abi Komitees für Abistreich und Abishirts.

Finanzierung

Die Finanzierung ist im Grunde genommen das wichtigste Thema in der ganzen Vorbereitung. Denn ohne Geld gibt es weder Abiball noch Afterparty oder Abishirts. Die Schatzmeister aus dem Finanzierungs-Komitee eröffnen das Konto und übernehmen die Buchhaltung. Außerdem organisiert dieses Abi Komitee Sponsoren und Aktionen wie Kuchenbasare, mit denen Geld in die Abikasse kommen soll.

Die 6 wichtigsten Tipps für die Organisation eures Abi Komitees zusammengefasst

Wie ihr eure Abi Komitees aufteilen könnt ist damit also geklärt.

Damit auch wirklich nichts mehr schief gehen kann haben wir hier noch die 6 wichtigsten Tipps, damit eure Abi Komitees bestens organisiert sind.

Tipp 1: Abi Komitee rechtzeitig bilden

Die frühe Planung ist, wie bereits erwähnt, der wohl wichtigste Punkt in der ganzen Organisation, denn wenn nicht alle Vorbereitungen rechtzeitig abgeschlossen sind, steht man schnell vor großen Problemen.

Gerade vor dem Abitur wächst einem schnell mal alles über den Kopf und die To-Do Liste wird immer länger. Daher sollten die Abi Komitees so früh wie möglich gegründet werden, damit jeder Beteiligte weiß, was er zu tun hat und die Aufgaben nicht erst in einer Phase verteilt werden, in der man schon viel Zeit fürs Lernen aufwendet. Außerdem habt ihr so genug Zeit, eure Aufgaben zu erledigen und könnt auch mit eventuellen Rückschlägen oder Planänderungen gut umgehen.

Tipp 2: Zeitplan erstellen – Fristen setzen

Auch dieser Punkt hängt im Grunde mit der rechtzeitigen Planung zusammen. Erstellt gemeinsam als Jahrgang einen Plan darüber, was alles zu erledigen ist. Innerhalb eurer Komitees solltet ihr euch dann einen genauen Zeitplan überlegen, in dem auch festgehalten wird, bis wann die verschiedenen Aufgaben erledigt sein müssen.

Setzt euch die Fristen lieber etwas knapper, als sie eigentlich sein müssten. So habt ihr im Notfall noch einen kleinen Zeitpuffer für Änderungen – denn wir alle wissen, dass bei so wichtigen Events meist die ein oder andere Sache kurzfristig schief geht.

Tipp 3: Arbeitsgruppen bilden und Aufgaben verteilen

Auch dieser Punkt hängt im Grunde mit der rechtzeitigen Planung zusammen. Erstellt gemeinsam als Jahrgang einen Plan darüber, was alles zu erledigen ist. Innerhalb eurer Komitees solltet ihr euch dann einen genauen Zeitplan überlegen, in dem auch festgehalten wird, bis wann die verschiedenen Aufgaben erledigt sein müssen.

Setzt euch die Fristen lieber etwas knapper, als sie eigentlich sein müssten. So habt ihr im Notfall noch einen kleinen Zeitpuffer für Änderungen – denn wir alle wissen, dass bei so wichtigen Events meist die ein oder andere Sache kurzfristig schief geht.

Tipp 4: Ansprechpartner unter den Eltern suchen

So ein großes Projekt zu planen, ist nicht einfach und für den Großteil von euch ist es vermutlich auch das erste Projekt in dieser Größenordnung. Scheut euch daher nicht, Eltern und Verwandte um Hilfe zu bitten. Gerade die rechtlichen Aspekte wie das Durcharbeiten von Verträgen für Location und Personal und das Erfüllen der Auflagen (Schankerlaubnis, Haftpflicht, Rettungswege…) können einem Kopfzerbrechen bereiten. Bestimmt gibt es unter euren Eltern viele, die euch hier mit Rat und Tat zur Seite stehen und vielleicht sogar als Anwälte oder Eventmanager arbeiten, oder im öffentlichen Dienst tätig sind und sich mit Auflagen und Genehmigungen gut auskennen.

Tipp 5: Kommunikation ist Alles

Damit eure Vorbereitungen problemlos ablaufen, ist es wichtig, dass ihr regelmäßig besprecht, wo ihr gerade im Planungsprozess steht. Dafür bieten sich Treffen an, die immer in einem gewissen Abstand von beispielsweise 2-4 Wochen stattfinden. Bei diesen Treffen sollten alle Abi Komitees, oder zumindest die Ansprechpartner jedes Komitees, anwesend sein. Hier können dann auch finanzielle Themen wie Verträge besprochen werden, da diese ja schließlich auch alle von euch betreffen.

Sehr hilfreich ist es darüber hinaus, wenn ihr WhatsApp-Gruppen gründet. Hier könnt ihr zum Beispiel eine Gruppe für den ganzen Abschlussjahrgang erstellen und viele kleine Gruppen für die einzelnen Abi-Komitees. In diesen Gruppen lassen sich Ideen und Vorschläge schnell und unkompliziert besprechen.

Tipp 6: Ansprechpartner für jedes Komitee

Jedes eurer Abi Komitees sollte unbedingt einen Ansprechpartner haben, der als „Chef“ der Gruppe fungiert. Diese Person sollte jederzeit einen Überblick darüber haben, wie weit ihre Untergruppen bzw. das ganze Abi-Komitee mit der Erledigung ihrer Aufgaben sind und wo es eventuell noch Probleme geben könnte. So ein Ansprechpartner erleichtert die Kommunikation und vermittelt auch ein Gefühl von Sicherheit.

Ihr seht also, Abi Komitees sind für die Planung eures Abiturs super hilfreich.

Sie helfen, zusätzlichen Stress zu vermeiden – denn den kann man besonders in der heißen Phase des Abiturs so gar nicht brauchen. Mit diesem Artikel seid ihr nun top informiert, um mit der Organisation eurer Abi Komitees zu beginnen. 💪🏽

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