Die frühe Planung ist, wie bereits erwähnt, der wohl wichtigste Punkt in der ganzen Organisation, denn wenn nicht alle Vorbereitungen rechtzeitig abgeschlossen sind, steht man schnell vor großen Problemen.

Gerade vor dem Abitur wächst einem schnell mal alles über den Kopf und die To-Do Liste wird immer länger. Daher sollten die Abi Komitees so früh wie möglich gegründet werden, damit jeder Beteiligte weiß, was er zu tun hat und die Aufgaben nicht erst in einer Phase verteilt werden, in der man schon viel Zeit fürs Lernen aufwendet. Außerdem habt ihr so genug Zeit, eure Aufgaben zu erledigen und könnt auch mit eventuellen Rückschlägen oder Planänderungen gut umgehen.

Auch dieser Punkt hängt im Grunde mit der rechtzeitigen Planung zusammen. Erstellt gemeinsam als Jahrgang einen Plan darüber, was alles zu erledigen ist. Innerhalb eurer Komitees solltet ihr euch dann einen genauen Zeitplan überlegen, in dem auch festgehalten wird, bis wann die verschiedenen Aufgaben erledigt sein müssen.

Setzt euch die Fristen lieber etwas knapper, als sie eigentlich sein müssten. So habt ihr im Notfall noch einen kleinen Zeitpuffer für Änderungen – denn wir alle wissen, dass bei so wichtigen Events meist die ein oder andere Sache kurzfristig schief geht.

Auch dieser Punkt hängt im Grunde mit der rechtzeitigen Planung zusammen. Erstellt gemeinsam als Jahrgang einen Plan darüber, was alles zu erledigen ist. Innerhalb eurer Komitees solltet ihr euch dann einen genauen Zeitplan überlegen, in dem auch festgehalten wird, bis wann die verschiedenen Aufgaben erledigt sein müssen.

Setzt euch die Fristen lieber etwas knapper, als sie eigentlich sein müssten. So habt ihr im Notfall noch einen kleinen Zeitpuffer für Änderungen – denn wir alle wissen, dass bei so wichtigen Events meist die ein oder andere Sache kurzfristig schief geht.

So ein großes Projekt zu planen, ist nicht einfach und für den Großteil von euch ist es vermutlich auch das erste Projekt in dieser Größenordnung. Scheut euch daher nicht, Eltern und Verwandte um Hilfe zu bitten. Gerade die rechtlichen Aspekte wie das Durcharbeiten von Verträgen für Location und Personal und das Erfüllen der Auflagen (Schankerlaubnis, Haftpflicht, Rettungswege…) können einem Kopfzerbrechen bereiten. Bestimmt gibt es unter euren Eltern viele, die euch hier mit Rat und Tat zur Seite stehen und vielleicht sogar als Anwälte oder Eventmanager arbeiten, oder im öffentlichen Dienst tätig sind und sich mit Auflagen und Genehmigungen gut auskennen.

Damit eure Vorbereitungen problemlos ablaufen, ist es wichtig, dass ihr regelmäßig besprecht, wo ihr gerade im Planungsprozess steht. Dafür bieten sich Treffen an, die immer in einem gewissen Abstand von beispielsweise 2-4 Wochen stattfinden. Bei diesen Treffen sollten alle Abi Komitees, oder zumindest die Ansprechpartner jedes Komitees, anwesend sein. Hier können dann auch finanzielle Themen wie Verträge besprochen werden, da diese ja schließlich auch alle von euch betreffen.

Sehr hilfreich ist es darüber hinaus, wenn ihr WhatsApp-Gruppen gründet. Hier könnt ihr zum Beispiel eine Gruppe für den ganzen Abschlussjahrgang erstellen und viele kleine Gruppen für die einzelnen Abi-Komitees. In diesen Gruppen lassen sich Ideen und Vorschläge schnell und unkompliziert besprechen.

Jedes eurer Abi Komitees sollte unbedingt einen Ansprechpartner haben, der als „Chef“ der Gruppe fungiert. Diese Person sollte jederzeit einen Überblick darüber haben, wie weit ihre Untergruppen bzw. das ganze Abi-Komitee mit der Erledigung ihrer Aufgaben sind und wo es eventuell noch Probleme geben könnte. So ein Ansprechpartner erleichtert die Kommunikation und vermittelt auch ein Gefühl von Sicherheit.